Software-Lizenzen kaufen: Worauf man bei Windows und Office achten sollte

Ein neuer Rechner braucht ein Betriebssystem, und für Bewerbungen, Rechnungen oder die Steuererklärung braucht es ein Officepaket. Beim Kauf stellen sich dann schnell Fragen: Abo oder Einmalkauf? Warum kostet dieselbe Software bei einem Händler ein Vielfaches von dem, was ein anderer verlangt? Und sind die günstigen Angebote überhaupt legal? Dieser Ratgeber sortiert die Lizenzarten und zeigt, worauf du beim Kauf achten solltest.

Kauflizenz oder Abonnement?

Bei Microsoft gibt es für Office zwei grundlegend verschiedene Modelle:

Einmalkauf. Office 2021 oder Office 2024 kaufst du einmal und nutzt es dauerhaft auf einem Rechner. Es gibt Sicherheitsupdates für einen festgelegten Zeitraum, aber keine neuen Funktionen. Nach einigen Jahren endet der Support.

Abonnement. Microsoft 365 wird monatlich oder jährlich bezahlt. Dafür bekommst du immer die aktuelle Version, Cloudspeicher und die Nutzung auf mehreren Geräten. Endet das Abo, lassen sich Dokumente nur noch lesen, nicht mehr bearbeiten.

Welches Modell passt, hängt von der Nutzung ab. Wer Office gelegentlich für Briefe und Tabellen braucht und mit einer festen Version zufrieden ist, fährt mit dem Einmalkauf über die Jahre günstiger. Wer mehrere Geräte nutzt, Cloudspeicher braucht oder Wert auf aktuelle Funktionen legt, ist mit dem Abo besser bedient.

Bei Windows gibt es dieses Wahlproblem nicht: Das Betriebssystem wird als Kauflizenz erworben, meist ist es bei einem neuen Rechner bereits enthalten.

Die Lizenzarten bei Windows

Für Windows kursieren mehrere Begriffe, die den Preis erklären:

• Retail oder Vollversion: die klassische Einzelhandelslizenz. Sie darf auf einen anderen Rechner übertragen werden, wenn sie vom alten entfernt wird.
• OEM oder Systembuilder: ursprünglich für Rechnerhersteller gedacht, an ein Gerät gebunden. In Deutschland und Österreich dürfen OEM Lizenzen nach der Rechtsprechung auch einzeln verkauft und genutzt werden, die Übertragung auf einen neuen Rechner ist aber je nach Auslegung eingeschränkt.
• Volumenlizenz: für Unternehmen, die viele Lizenzen auf einmal kaufen. Einzelne Schlüssel daraus zu verkaufen ist in der Regel nicht zulässig.

Für Privatnutzer sind Retail und OEM die relevanten Varianten. Der Unterschied im Preis erklärt sich durch die Übertragbarkeit und den Support.

Gebrauchte Software: Erlaubt, aber mit Bedingungen

Der Europäische Gerichtshof hat 2012 entschieden, dass gebrauchte Softwarelizenzen weiterverkauft werden dürfen, auch wenn sie ursprünglich als Download erworben wurden. Das gilt allerdings nur unter Bedingungen:

• Die Lizenz wurde ursprünglich im Europäischen Wirtschaftsraum verkauft.
• Der Vorbesitzer hat die Software vollständig deinstalliert und nutzt sie nicht mehr.
• Die Lizenz wird nicht aufgeteilt, eine Lizenz für fünf Geräte darf also nicht in fünf Einzellizenzen zerlegt werden.

Seriöse Händler für gebrauchte Software dokumentieren die Herkunft der Lizenz, oft mit einer Erklärung des Vorbesitzers oder einem Nachweis der Lizenzkette. Diese Dokumentation solltest du aufbewahren, weil sie im Zweifel belegt, dass die Nutzung rechtmäßig ist.

Seriöse Händler erkennen

Ein paar Merkmale, an denen du einen vertrauenswürdigen Anbieter erkennst:

• Vollständiges Impressum mit Firmenname, Anschrift und Kontakt, idealerweise mit Sitz im deutschsprachigen Raum oder in der EU.
• Klare Angabe der Lizenzart: Retail, OEM, gebraucht. Ein Händler, der die Lizenzart verschleiert, ist ein Warnsignal.
• Nachweis der Lizenzherkunft bei gebrauchter Software.
• Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Das ist auch für die Absetzbarkeit relevant, wenn die Software beruflich genutzt wird.
• Erreichbarer Support, idealerweise per Telefon oder E-Mail mit konkreter Antwortzeit.
• Bewertungen auf unabhängigen Plattformen, nicht nur auf der eigenen Website.
• Realistische Preise. Deutlich unter dem Marktniveau ist selten ein Schnäppchen, sondern ein Risiko.

Bei etablierten Händlern für gebrauchte Lizenzen liegen die Preise meist erkennbar unter dem offiziellen Preis, aber nicht bei ein paar Euro.

Installation und Aktivierung

Nach dem Kauf erhältst du in der Regel einen Produktschlüssel und einen Downloadlink oder den Hinweis, das Installationsmedium direkt beim Hersteller zu laden. Letzteres ist die sichere Variante: Lade Windows und Office nur von den offiziellen Microsoft Seiten herunter, nie von der Website eines Händlers oder aus Filesharingquellen.

Bei der Aktivierung wird der Schlüssel online geprüft. Bei Office wird die Lizenz meist mit einem Microsoft Konto verknüpft. Das hat den Vorteil, dass du die Software später ohne Schlüsselsuche neu installieren kannst. Bewahre Schlüssel, Rechnung und Herkunftsnachweis trotzdem an einem sicheren Ort auf, digital oder ausgedruckt.

Alternativen prüfen

Nicht jeder braucht Microsoft Office. Für viele private Zwecke reichen kostenlose Programme wie LibreOffice, die Dokumente in den gängigen Formaten öffnen und speichern. Auch die Webversionen von Word, Excel und PowerPoint sind mit einem kostenlosen Microsoft Konto nutzbar, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Wer viel mit anderen zusammenarbeitet, Makros nutzt oder komplexe Tabellen baut, ist mit dem Original meist besser bedient. Für gelegentliche Briefe und einfache Tabellen sind die Alternativen aber eine ernsthafte Option, die den Lizenzkauf ganz überflüssig macht.

Kurz zusammengefasst

• Einmalkauf lohnt sich bei seltener Nutzung auf einem Gerät, das Abo bei mehreren Geräten und aktuellen Funktionen.
• Retail und OEM sind die relevanten Windows Lizenzarten, Volumenlizenzschlüssel gehören nicht in den Einzelverkauf.
• Gebrauchte Software ist in der EU legal, wenn die Herkunft dokumentiert ist.
• Extrem günstige Schlüssel sind ein Risiko, seriöse Händler haben Impressum, Rechnung und Herkunftsnachweis.
• Software nur von offiziellen Quellen herunterladen, Lizenzunterlagen aufbewahren.

Wer neben Office und Windows auch Hosting und Domain für eine eigene Website braucht, findet im Beitrag Eine eigene Website erstellen einen Überblick über das Nötige.